Auf der Suche nach der perfekten E-Mail App

Nachdem es nun am Wochenende so viel neuen Input zum Optimieren von persönlichen Arbeitsprozessen gab, bin ich beim Implementieren von Inbox Zero auf der Suche nach einer besseren E-Mail-App.

Bisher nutze ich Thunderbbird unter Linux auf dem PC, Apple Mail auf dem Laptop und K-9 auf dem Smartphone. Das ging auch bisher gut, da ich Mails nicht sortiert habe, sondern gegebenenfalls beantwortet und gelöscht. Vor allem war meine Inbox aber einfach nur ein Datendump und davon will ich weg.

Meine heterogene Systemlandschaft macht es mir nun schwer, ein Tool zu finden, dass auf allen Plattformen zufriedenstellend läuft. Dazu kommt noch, dass ich 4 Mail-Accounts habe, die ich auch gern parallel nebeneinander laufen lassen möchte. Unter Thunderbird und Mail ging das durch „Unified View“ bzw. durch die gemeinsame virtuelle Inbox gut, dass ich nur noch an einem Ort meine Mails gecheckt habe. Nun hätte ich aber weitere solcher Unified Ordner wie „To-Do“ oder „Delegiert“, die ich selbst anlegen kann und durch Filter/Shortcuts schnell befüllen kann. Und da wird es dann schwierig.

Meine Anforderungen an eine Mail-App sehen in etwa folgendermaßen aus:

  • muss multiple Accounts unterstützen
  • ich möchte Ordner Account-übergreifend anlegen, wo ich meine Mails nach dem abrufen einsortiere. Diese Ordner können gern virtuell, also sowas wie Smart Folders oder gespeicherte Suchen sein
  • ich muss Filter anlegen können, die eine Aktion triggern, was das Einsortieren in die Folder ermöglicht. Ich möchte also sowas haben wie „Wenn Mail mit XY getagged, dann erscheint sie im virtuellen Ordner „To-Do“
  • Schön wären Tastatur-Shortcuts für das Anlegen solcher Eigenschaften (Tag setzen oder ähnliches), so dass ich bequem meine Mails per Tastatur in die Ordner einsortieren kann
  • Die App sollte ein intuitiv zu bedienendes und minimalistisches Interface haben (da ist K-9 z.B. ganz grauslig)
  • Einfache Integration mit Evernote und Todoist, gern auch mit Instapaper. Bisher hab ich das über E-Mail-Weiterleitungen geregelt, aber bequemer wäre es, wenn ich nur einen Button klicken oder einen Shortcut drücken müsste
  • Die App sollte auf OSX und Android funktionieren oder zumindest ein Web-Interface haben, das man gut von mobilen Geräten aus bedienen kann. (Auf eine Linux-Variante verzichte ich, das ist für mich kein Killerfeature, da ich den PC meistens nur zum Entwickeln benutze und die Chance, dass die App alle Plattformen unterstützt, eher gering ist).

Ein paar Kandidaten hab ich mir angeschaut, aber ich kann es gleich vorweg nehmen – DIE eine richtig gute App hab ich bisher nicht gefunden.

Thunderbird – war mein bisher Mail-Client unter Linux. Mittlerweile kommt mir Thunderbird ziemlich altbacken aus, was nicht nur an der antiken UI liegt. Da fehlt es einfach an Eleganz und Leichtigkeit. Macht keinen Spaß. Sharing-Funktionen zu Evernote oder Todoist gibt es nicht eingebaut und kann nur via E-Mail-Weiterleitung gelöst werden. Unified Folders gibt es nur auf der Standardebene – Inbox, Sent, Junk, etc., ich kann aber keine eigenen Unified Folders anlegen. Ein Workaround wäre, gespeicherte Suchen zu verwenden und die virtuellen Ordner darüber zu realisieren.

Die Mail.app unter OSX ist mein Client auf dem Macbook. Die UI von Mail sieht besser aus, hat aber im Prinzip den selben Funktionsumfang und damit die gleichen Probleme wie Thunderbird. Keine nativen Sharing-Funktionen, keine globalen Unified Folders. Meh.

Dann hab ich mir noch Newton angeguckt. Gefällt optisch sehr gut, hat eine tolle Sharing-Funktion für Evernote und Todoist, dafür kann man weder Filter noch Ordner anlegen. Und dann kostet das ganze Ding auch noch 50EUR im Jahr O_o. Da ist meine Schmerzgrenze dann doch überschritten.

Mittlerweile bin ich auch bereit, zumindest meine privaten Mails in eine Inbox zu konsolidieren, aber sonst hätte ich schon gern eine Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails.

Nun überleg ich, wie ich das ganze eventuell doch mit Evernote und Filterize umsetzen kann. Wenn meine Ordner eben als Notizbücher in Evernote anlege und die per Filterize befülle, ist das vielleicht eine gute Lösung. Ich werde das mal probieren und Euch berichten.

 

 

2 Kommentare

  1. Hallo Katrin,

    ich verwende seit Jahren Postbox. Es ist ein kommerzieller Thunderbird-Fork, und seit der Version 5 in einem sehr modernen Look. Leider werden Thunderbird Add-ons nicht unterstützt, und das eigene Todoist-Plugin wurde eingestellt. Dafür kann man sich One-Klick Buttons für eine Weiterleitung einrichten.

    https://www.postbox-inc.com/

    Ich habe neulich einen 35% Coupon für eine Lifetime Lizenz von Postbox bekommen, also falls die App was für dich ist, kann ich ihn dir gerne zukommen lassen.

  2. Postbox sieht sehr ansprechend aus – wenn es das nun noch für Linux geben würde, wäre es perfekt

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